Neues Einkaufsportal: Auszeichnung als Trendsetter
Der Softwarekonzern SAP hat die Diakonie Nord Nord Ost für einen Innovationspreis nominiert.
Seit Ende des Jahres ist sie in der Diakonie Nord Nord Ost im Einsatz: Die neue Einkauf-Plattform Ariba im Intranet. Das Ganze auf den Weg zu bringen, bedeutete für die Projekt-Verantwortlichen in der Diakonie Nord Nord Ost viel Arbeit und Vorbereitung. Die Realisierung und Integration in die "SAP S/4HANA Public Cloud" – der Kernsoftware für das Finanzmanagement der Diakonie Nord Nord Ost – ist auch dem Softwarekonzern SAP positiv aufgefallen.
SAP hat daraufhin das Projekt der Diakonie Nord Nord Ost für ihren Innovationspreis 2025 nominiert. „Wir finden es großartig, dass wir es geschafft haben, als sogenannter technologischer Trendsetter das Finale gleichzeitig mit Unternehmen wie Bosch, IBM und Honda zu erreichen. Dennoch liegen weitere Aufgaben vor uns, um SAP Ariba weiterzuentwickeln und die vielfältigen Anforderungen für die Diakonie Nord Nord Ost bestmöglich abzubilden“, sagt Lukas Gädke vom Beschaffungsmanagement der Diakonie Nord Nord Ost.
Was genau SAP Ariba ist? Ein Bestell- und Einkaufsportal, das über das Intranet oder das Unternehmensportal der Diakonie Nord Nord Ost zugänglich ist. Damit können die zuständigen Mitarbeitenden in den Einrichtungen und Abteilungen der Diakonie Nord Nord Ost alles bestellen, was sie benötigen. Das reicht von Lebensmitteln und Büroartikeln bis hin zu medizinischen Verbrauchsmaterialien und Möbeln.
Automatisierte Schritte
Einige kennen den Ablauf bereits: Zuerst wählt die oder der beauftragte Kolleg*in die benötigten Artikel aus und bestellt sie. Danach prüfen die Dienstvorgesetzten die Bestellung und geben sie frei. Sobald das erledigt ist, wird die Bestellung automatisch an den Lieferanten gesendet. Nachdem die Ware eingetroffen ist, muss im SAP-System noch bestätigt werden, dass die Lieferung eingegangen ist. Damit ist der Bestellprozess abgeschlossen. „Die Abrechnung und Buchung erfolgen dann automatisch, sodass keine weiteren Rechnungen angewiesen werden müssen“, beschreibt es Lasse Alberts vom Beschaffungsmanagement Diakonie Nord Nord Ost.
Der Bestellprozess nimmt die Gesamtkosten der Beschaffung in den Blick. „Auf den ersten Blick denkt man nur an die Kosten für das Produkt selbst, zum Beispiel die Stühle, die wir bestellt haben“, so Alberts. „Doch es gibt noch weitere Kosten, wie die Zeit, die man im Möbelladen verbringt, den Weg dorthin, Auslagen oder Barmittel, die abgerechnet werden müssen sowie den Aufwand für das Buchen von Belegen und das Bezahlen der Rechnungen.“ Mit Ariba konnten viele dieser Schritte bereits automatisiert werden.
Wie die Mitarbeitenden Ariba bewerten
Das Bestell- und Einkaufsportal kommt laut Gädke und Alberts bei den meisten Nutzer*innen gut an. Es werde als benutzerfreundlich und funktionsfähig beschrieben. „Natürlich erhalten wir aber auch Rückmeldungen mit Verbesserungsvorschlägen, zum Beispiel zur Suchfunktion. Solche Hinweise helfen uns sehr“, so Gädke. „Und wir bekommen Hinweise, dass einzelne Produkte anderswo günstiger zu haben sind“, ergänzt Alberts. „Das mag bei wenigen Einzelprodukten auch stimmen. Doch die zusätzlichen Kosten, um dieses vermeintlich günstigere Produkt zu kaufen, sind oft deutlich höher. Außerdem gewinnen wir immer mehr Lieferanten für die Plattform, und vor allem im Kernsortiment sind wir mittlerweile sehr günstig im Vergleich. Auch Lieferanten, die sich zunächst nicht an das neue System anbinden wollten, sind inzwischen dabei.“
Zurück zur SAP-Nominierung: Für den Sieg hat es am Ende zwar nicht gereicht. „Dass wir aber überhaupt nominiert wurden, macht uns alle schon stolz“, sagt Alberts stellvertretend für alle Beteiligten der Diakonie Nord Nord Ost – unter anderem auch für die IukT-Kolleg*innen.
